Vous êtes sollicité par votre supérieur hiérarchique pour organiser un évènement pour l’entreprise dans laquelle vous travaillez depuis peu de temps. Vous êtes donc dépourvu d’expérience et vous avez peur de ne pas être à la hauteur de la tâche. Et pourtant ce n’est pas si compliqué que cela. Il suffit de définir une stratégie et s’armer d’une bonne dose d’énergie positive. On vous explique comment faire dans cet article.

Fixer l’objectif à atteindre

Lorsqu’une entreprise ressent et exprime le besoin d’organiser un évènement, c’est toujours pour atteindre un objectif ou un but prédéfini à l’avance. Ce qui veut dire que vous n’êtes pas en charge d’organiser l’évènement juste pour la beauté du geste, mais que vous avez la tâche et la mission de permettre à votre société de tirer bénéfice dudit évènement.

Il faut donc élaborer votre stratégie en fonction des objectifs fixés par votre supérieur hiérarchique. Veut-il récompenser ses collaborateurs (notamment ceux qui partent à la retraite) ? Veut-il lancer un nouveau produit ? Est-ce une opération de communication pour attirer d’autres catégories de clients ? Ou peut-être qu’il s’agit d’une occasion pour célébrer un nouveau partenariat lucratif pour l’entreprise ? Toutes ces possibilités impliquent différents types d’événement selon le besoin exprimé par la société et l’objectif à atteindre. Vous pouvez donc être amenés à organiser une soirée de gala ou une conférence de presse, un séminaire ou juste une présentation etc.

Après avoir déterminé la nature de l’événement, vous devrez choisir une thématique adéquate pour lui donner de l’attractivité. Pour cela, vous devez prendre en compte le standing des invités ou le type de public à l’égard de qui s’adresse l’entreprise.

Choix du lieu et de la date

Une fois que la nature de l’évènement et la thématique sont solidement fixées dans votre esprit, l’étape suivante consiste à déterminer la date et surtout le lieu convenables pour le déroulement de votre événement. La première chose à faire est bien entendu de tenir compte de leur disponibilité. Ensuite, choisir une date assez éloignée dans le temps, afin de disposer de tout le loisir d’organiser l’événement et de préparer les participants. En fonction de la nature de ce que vous avez à charge d’organiser, vous devrez agir en conséquence en prenant une réservation très tôt à l’avance du lieu choisi.

À ce niveau, il faut savoir que la qualité du lieu retenu est fondamentale, puisqu’elle doit permettre à votre entreprise de se montrer sous son meilleur aspect. Ce qui n’empêche pas de prendre en compte le fait que ledit lieu doit être proche de votre cible et facile d’accès. Vous seriez inspiré de réserver dans un hôtel place des arts à Montreal. Cela vous permettra de disposer d’un lieu capable d’accueillir les invités ou le public attendu, et également capable de fournir le matériel nécessaire pour les mettre à l’aise (salle de conférences, salle de fêtes, toilettes propres etc.)

Passer à l’action

Une fois que votre évènement est situé dans le temps et dans l’espace, il ne vous reste plus que la phase de la préparation concrète. Il s’agit donc d’élaborer le programme de l’évènement, inviter et préparer les différents intervenants, organiser la mise en place logistique (achat ou location du matériel, contact avec le traiteur, préparation de l’équipe des serveurs, l’équipe de décoration etc.)

Vous devrez être capable de planifier à la minute ou à la seconde près chaque épisode de l’évènement, pour être sûr de ne rien oublier. Vous devrez prévoir et résoudre les préoccupations comme : comment les invités seront reçus ? Qui seront les intervenants ? Combien de temps devra durer chaque intervention ? À ce niveau un briefing s’impose avec vos intervenants sur la nécessité de respecter le timing, parce qu’il n’y a rien de plus ennuyeux que d’assister à un évènement qui s’éternise.

Enfin, mettez sur place une équipe de travail pour vous assister, afin d’être en mesure d’anticiper n’importe quel fâcheux imprévu. Pensez également à établir une check-list pour ne rien oublier d’important.